Podróże służbowe stanowią znaczący element kosztów operacyjnych większości przedsiębiorstw i generują złożone wyzwania logistyczne. Rezerwacja transportu, hoteli, zarządzanie wydatkami, rozliczanie kilometrówek i kontrola budżetów podróżnych wymagają skoordynowanych działań wielu działów firmy. Połączenie systemów zarządzania podróżami służbowymi z narzędziami wykorzystywanymi w logistyce transportu, spedycji i łańcucha dostaw otwiera nowe możliwości optymalizacji i generuje wymierne oszczędności przy jednoczesnym zwiększeniu komfortu pracowników.
Synergie między zarządzaniem podróżami służbowymi a TSL są głębsze niż może się wydawać na pierwszy rzut oka. Obie domeny zajmują się optymalizacją tras i harmonogramów, minimalizacją kosztów przy zachowaniu jakości usług, zarządzaniem ryzykiem w łańcuchu wartości oraz wykorzystaniem danych do predykcji i ciągłego doskonalenia procesów. Techniki planowania tras stosowane w spedycji znajdują bezpośrednie zastosowanie w optymalizacji podróży serwisantów czy przedstawicieli handlowych. Metody zarządzania ryzykiem z łańcucha dostaw, takie jak identyfikacja krytycznych punktów i planowanie scenariuszy awaryjnych, są równie istotne w kontekście bezpieczeństwa pracowników podczas wyjazdów służbowych.
Platformy zarządzania podróżami służbowymi
Nowoczesne narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi, takie jak SAP Concur, TravelPerk czy Egencia, stanowią kompleksowe ekosystemy łączące rezerwację transportu i noclegów z systemami finansowymi i HR przedsiębiorstwa. Pracownik może zaplanować całą podróż służbową w jednej aplikacji, która automatycznie sprawdza dostępność w preferowanych hotelach i liniach lotniczych objętych firmowymi umowami, rezerwuje przejazdy lokalne i generuje szczegółowe raporty wydatków.
Synergia tych platform z systemami ERP pozwala na automatyczne księgowanie kosztów podróży na odpowiednie projekty czy centra kosztów. Zatwierdzanie wyjazdów przebiega elektronicznie przez workflow zgodny z firmowymi regulacjami, a rozliczenia są generowane automatycznie na podstawie zarejestrowanych wydatków i skanów paragonów przesłanych przez aplikację mobilną. Ten poziom automatyzacji dramatycznie redukuje obciążenie administracyjne i minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach.
Integracja z systemami TMS i zarządzaniem flotą
Transport Management Systems, powszechnie wykorzystywane w logistyce do zarządzania flotą pojazdów dostawczych, coraz częściej rozszerzają swoją funkcjonalność na zarządzanie przejazadami służbowymi pracowników. Przedsiębiorstwa posiadające własne floty samochodów służbowych mogą wykorzystać te same narzędzia, które stosują do optymalizacji tras dostaw, do planowania i monitorowania wyjazdów pracowników.
System może automatycznie przydzielać pojazdy do pracowników na podstawie dostępności, lokalizacji i specyfiki podróży. Dane telemetryczne z pojazdów pozwalają na precyzyjne rozliczanie kilometrówek, monitorowanie stylu jazdy pod kątem bezpieczeństwa i efektywności paliwowej oraz planowanie przeglądów technicznych. Integracja z kalendarzami pracowników umożliwia proaktywne rezerwowanie pojazdów na zaplanowane wyjazdy służbowe bez konieczności manualnego zamawiania.
Dla firm wykorzystujących zewnętrzne usługi transportowe, integracja z platformami typu Uber for Business czy Free Now Business pozwala na centralne zarządzanie kontami, automatyczne rozliczenia zgodne z polityką podróżową oraz szczegółową analitykę wydatków na przejazdy. Pracownicy nie muszą wydawać własnych pieniędzy i zbierać paragonów, a firma otrzymuje transparentny obraz wszystkich przejazdów służbowych.
Dane i analityka w optymalizacji kosztów
Narzędzia analityczne wykorzystujące dane z systemów zarządzania podróżami dostarczają cennych informacji pozwalających na optymalizację wydatków. Analiza wzorców podróży może ujawnić, że pewne trasy są realizowane wystarczająco często, aby negocjować korzystniejsze stawki z hotelami czy liniami lotniczymi. Identyfikacja rezerwacji dokonywanych w ostatniej chwili, które zazwyczaj są znacznie droższe, pozwala na wdrożenie procesów zachęcających do wcześniejszego planowania.
Porównanie kosztów różnych środków transportu dla typowych tras służbowych może wskazać możliwości oszczędności. Dla dystansów do pięciuset kilometrów przejazd samochodem służbowym lub pociągiem często okazuje się tańszy i niewiele dłuższy niż lot samolotem, jeśli uwzględnić czas dojazdu na lotnisko, odprawę i odbiór bagażu. Systemy mogą automatycznie sugerować pracownikom najbardziej efektywną kosztowo opcję zgodną z polityką podróży służbowych.
Machine learning pozwala na predykcję przyszłych wydatków na podróże służbowe na podstawie danych historycznych, sezonowości i planowanych projektów. Dokładniejsze budżetowanie redukuje ryzyko przekroczenia zaplanowanych kosztów i pozwala na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi firmy.
Polityka Duty Of Care
Przedsiębiorstwa mają obowiązek dbać o bezpieczeństwo swoich pracowników podczas podróży służbowych. Integracja systemów zarządzania podróżami z narzędziami monitorowania bezpieczeństwa i komunikacji kryzysowej stanowi kluczowy element polityki Duty Of Care. W sytuacjach ekstremalnych, takich jak klęski żywiołowe, zamieszki czy pandemie, firma musi wiedzieć, gdzie znajdują się jej pracownicy i jak można się z nimi skontaktować.
Nowoczesne platformy automatycznie śledzą lokalizacje pracowników podczas wyjazdów służbowych i wysyłają alerty w przypadku zagrożeń w regionie, gdzie przebywają. Systemy mogą rekomendować ewakuację, sugerować alternatywne trasy powrotu lub automatycznie rezerwować noclegi, jeśli sytuacja uniemożliwia planowany wyjazd. Integracja z bazami danych dotyczącymi wymagań wizowych, szczepień czy ostrzeżeń przed podróżami zapewnia, że pracownicy są odpowiednio przygotowani przed wyjazdem.
Funkcje geolokalizacji i automatycznego check-inu pomagają monitorować realizację planu podróży. Jeśli pracownik nie potwierdzi przybycia na zaplanowany lot lub do hotelu, system może automatycznie powiadomić odpowiednie osoby w firmie i zainicjować procedury sprawdzające.
Zrównoważony rozwój i ślad węglowy podróży służbowych
Rosnąca świadomość ekologiczna i zobowiązania firm do redukcji emisji gazów cieplarnianych sprawiają, że zarządzanie śladem węglowym podróży służbowych staje się priorytetem. Platformy zarządzania podróżami coraz częściej wyświetlają szacowane emisje CO2 dla różnych opcji transportu, pozwalając pracownikom i menedżerom podejmować świadome decyzje.
Firmy mogą wdrażać politykę priorytetyzujące opcje niskoemisyjne, takie jak podróże pociągiem zamiast samolotem na trasach do określonej długości. Systemy automatycznie sugerują alternatywy ekologiczne i wymagają uzasadnienia, jeśli pracownik wybiera opcję o wyższym śladzie węglowym. Część przedsiębiorstw idzie dalej i całkowicie zakazuje lotów na krótkich dystansach, gdzie dostępne są rozsądne alternatywy kolejowe.
Integracja z programami kompensacji węglowej pozwala firmom automatycznie offsetować emisje z podróży służbowych poprzez inwestycje w projekty ekologiczne. Dane o emisjach są agregowane i raportowane jako część szerszych sprawozdań ESG przedsiębiorstwa, pokazując postępy w realizacji celów klimatycznych.
Integracja z narzędziami komunikacji i współpracy
Pandemia COVID-19 unaoczniła, że znaczna część spotkań biznesowych może odbywać się zdalnie bez utraty efektywności. Platformy zarządzania podróżami służbowymi integrują się z narzędziami do wideokonferencji, sugerując wirtualne alternatywy dla planowanych wyjazdów. Analiza kalendarzy i celów spotkań pozwala systemowi rekomendować, które interakcje faktycznie wymagają fizycznej obecności, a które można skutecznie przeprowadzić online.
Dla podróży, które są niezbędne, integracja z kalendarzem i narzędziami do zarządzania projektami pomaga w optymalnym zaplanowaniu. System może sugerować łączenie kilku spotkań w różnych lokalizacjach w jedną podróż, minimalizując całkowitą liczbę wyjazdów przy zachowaniu wszystkich niezbędnych interakcji.
Kluczowe wyzwania
Złożoność połączenia systemów: Integracja różnych platform z odmiennymi standardami danych wymaga znacznych nakładów technicznych i czasowych.
Akceptacja użytkowników: Pracownicy mogą opierać się zmianom w ustalonych procesach rezerwacji i rozliczania podróży, preferując znane im metody.
Prywatność danych: Śledzenie lokalizacji i szczegółów podróży pracowników wymaga zachowania równowagi między kontrolą a prywatnością oraz przestrzegania RODO.
Zróżnicowanie regulacji międzynarodowych: Globalne korporacje borykają się z heterogenicznością regulacji prawnych i podatkowych w różnych krajach, co znacząco utrudnia standaryzację procesów BTM i księgowych rozliczeń. Różnice w zasadach rozliczania VAT, wysokości i sposobu liczenia diet dziennych, definicji kosztów podróży kwalifikujących się do odliczenia podatkowego oraz metod kalkulacji kilometrówek wymagają adaptacji systemów do lokalnych przepisów. Firma działająca w dziesięciu krajach musi utrzymywać dziesięć różnych zestawów reguł biznesowych w swoich systemach, co komplikuje raportowanie i konsolidację danych na poziomie globalnym.
Koszty wdrożenia: Zaawansowane platformy zarządzania podróżami wymagają inwestycji i czasu na implementację oraz szkolenie użytkowników.
Korzyści dla przedsiębiorstw
Redukcja kosztów: Automatyzacja procesów, lepsze negocjacje z dostawcami i eliminacja nadużyć mogą obniżyć wydatki o 20-30%.
Oszczędność czasu: Pracownicy i zespoły administracyjne poświęcają mniej czasu na planowanie i rozliczanie podróży.
Lepsze zarządzanie budżetem: Precyzyjne dane i predykcje pozwalają na dokładniejsze planowanie finansowe.
Zgodność z regulacjami: Automatyczne egzekwowanie zasad firmy zapewnia przestrzeganie procedur przez wszystkich pracowników.
Integracja zarządzania podróżami służbowymi z narzędziami TSL stanowi naturalny krok w ewolucji systemów przedsiębiorstwa. Synergies między tymi domenami są oczywiste: obie zajmują się optymalizacją przemieszczania, zarządzaniem kosztami, monitorowaniem w czasie rzeczywistym i zapewnianiem bezpieczeństwa. Firmy, które skutecznie połączą te systemy, zyskają przewagę konkurencyjną poprzez niższe koszty operacyjne, lepszą kontrolę nad wydatkami i zwiększone zadowolenie pracowników z bardziej efektywnego procesu organizacji wyjazdów służbowych.
dsai, fot. pixabay / pexels