Niewielki błąd w prognozach sprzedaży lub zaniedbanie w komunikacji z odbiorcą może zmienić paletę wyrobów w kosztowną kulę u nogi. Pełne magazyny to problem, przestrzeń składowania jest kosztowna. Nieodebrane zamówienia blokują regały, zamrażają kapitał i generują opłaty naliczane za każdy dzień zwłoki. W skrajnych przypadkach wynagrodzenie za przechowywanie może wynosić 0,5 % wartości towaru dziennie, a przy bardzo restrykcyjnych umowach nawet 1,5 %. Jak zatem uchronić się przed rosnącymi kosztami i odzyskać kontrolę nad łańcuchem dostaw?
W niniejszym artykule zebraliśmy najważniejsze informacje dotyczące konstrukcji kosztów magazynowania oraz konsekwencji prawnych nieodebranych towarów. Przedstawiamy przykładowe stawki z regulaminów firm produkcyjnych i logistycznych, podpowiadamy, kto w świetle prawa ponosi opłaty za przechowanie, a przede wszystkim doradzamy, jak dzięki proaktywnym działaniom i jasno określonym warunkom uniknąć strat.
Dlaczego towary pozostają nieodebrane?
Problemy z nieodebranym towarem mogą wynikać z wielu przyczyn. Klienci internetowi często zamawiają produkty „na próbę” i rezygnują z odbioru paczek za pobraniem, licząc na możliwość bezpłatnego zwrotu. W sektorze B2B przyczyną może być błąd w specyfikacji, spór jakościowy albo przesunięcie planów produkcyjnych. Czasami zawodzi komunikacja – klient nie otrzymuje informacji o gotowości towaru do odbioru, przebywa na urlopie lub zmienia dane kontaktowe. Niekiedy powodem jest kryzys płynności – odbiorca wstrzymuje odbiór, licząc na późniejszą renegocjację warunków płatności.
Do problemów przyczynia się również nieprzewidywalność łańcucha dostaw. Wysokie koszty frachtu morskiego, ograniczenia w transporcie międzynarodowym czy nowe regulacje, takie jak system depozytowy na opakowania wprowadzany w Polsce, wydłużają czas dostawy i komplikują proces odbioru. W rezultacie towar, który miał trafić do klienta „just in time”, trafia do magazynu na czas nieokreślony. Jeżeli w umowie nie zdefiniowano procedury w takim wypadku, przedsiębiorca może zostać obciążony kosztami składowania, a nawet ryzykiem przepadku zamówienia.
Z czego składają się koszty magazynowania?
Na pierwszy rzut oka koszt magazynowania kojarzy się głównie z czynszem za wynajem hali. W rzeczywistości struktura wydatków jest znacznie bardziej złożona. Koszty składowania zapasów stanowią tylko około 30–40 % całkowitych kosztów magazynowania, podczas gdy transport odpowiada za 40–50 %, a koszty procesów informacyjnych za 10–20 %. Do tego dochodzą koszty manipulacyjne (5–10 %) związane z obsługą towaru – rozładunkiem, kompletacją, paletyzacją i dokumentacją.
W skład kosztów magazynowych wchodzą również elementy niewidoczne na pierwszy rzut oka. Utrzymanie zapasu to nie tylko opłata za metr kwadratowy, ale też koszt kapitału związanego z zamrożeniem środków. Roczne koszty utrzymania zapasu mogą wynosić od 15 % do 30 % jego wartości i obejmują ubezpieczenie, podatki, koszt kapitału oraz ryzyko starzenia lub utraty towaru. Wysoki udział tych kosztów w całości wydatków powoduje, że każde dodatkowe opóźnienie w odbiorze ładunku znacząco wpływa na rentowność.
Najważniejsze składowe kosztów magazynowania to:
- Koszty powierzchni – czynsz, media (energia, ogrzewanie, woda) oraz amortyzacja budynku; dla przedsiębiorstw wynajmujących przestrzeń stawki wynajmu powierzchni magazynowej wynoszą zwykle kilkanaście złotych za m² miesięcznie.
- Koszty usług magazynowych – wynagrodzenia pracowników, ubezpieczenia, licencje na systemy WMS/ERP, audyty i inwentaryzacja.
- Koszty kapitału – koszt zamrożonego kapitału oraz potencjalnych strat spowodowanych przeterminowaniem, starzeniem się lub zmniejszeniem wartości zapasów.
- Koszty ryzyka zapasu – utrata części towarów (kradzieże, błędy wysyłki, uszkodzenia), obniżenie wartości przez zmiany technologiczne czy marketingowe.
Oprócz powyższych kosztów jednostkowych trzeba uwzględnić opłaty manipulacyjne. Przedsiębiorcy korzystający z usługi fulfillmentu płacą za składowanie 63 zł za m³ miesięcznie i 81,50 zł za paletę, co pokazuje, że każdy dodatkowy dzień składowania generuje realny wydatek.
Ile kosztuje przechowywanie towaru? Stawki i opłaty
Stawki za przechowywanie nieodebranego towaru ustalane są w umowach sprzedaży, regulaminach firm lub w cennikach operatorów logistycznych.
W magazynach własnych koszt jednostkowy można obliczyć według formuły: koszt przechowywania na jednostkę = (koszt za metr kwadratowy × powierzchnia zajmowana przez jednostkę × liczba dni przechowywania) / 365.
Do wyniku należy doliczyć koszt prowadzenia zapasów (15–30 % wartości towaru rocznie) oraz ewentualne opłaty za usługi dodatkowe.
W przypadku korzystania z zewnętrznych operatorów, stawki są bardziej transparentne. Miesięczny koszt składowania 1 m³ wynosi 60-70 zł, a koszt przechowywania palety o wymiarach 120 × 80 × 180 cm – 80-90 zł. Regularne opóźnienia w odbiorze mogą w skali miesiąca wygenerować setki złotych dodatkowych wydatków.
Gdy towar pozostaje nieodebrany u dostawcy, w grę wchodzą również kary umowne. Przykładowo w ogólnych warunkach sprzedaży spółek produkcyjnych z branży przemysłowej stawki wynagrodzenia za magazynowanie są bardzo wysokie, sięgające 0,5-1,5 % wartości netto nieodebranego towaru za każdy dzień magazynowania. Liczby te pokazują, że w skrajnych przypadkach wartość magazynowanego towaru może zostać „zjedzona” przez opłaty w ciągu zaledwie dwóch miesięcy.
Konsekwencje nieodebranego towaru: przepisy i opłaty
Wiele osób zakłada, że nieodebrany towar po prostu leży w magazynie, czekając na lepsze czasy. Tymczasem obowiązujące przepisy i konwencje wprost regulują sytuację. Zgodnie z art. 16 Konwencji CMR przewoźnik, który nie może wydać przesyłki, ma prawo wyładować ją na koszt i ryzyko osoby uprawnionej. Po wyładunku towar zostaje obciążony kosztami wynikającymi z listu przewozowego i wszystkimi innymi kosztami.
Jeżeli koszty przechowywania okazują się niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości towaru, przewoźnik może przystąpić do sprzedaży bez czekania na instrukcje. Oznacza to, że długotrwałe przetrzymywanie ładunku jest nie tylko nieopłacalne, ale może prowadzić do utraty towaru.
Prawo krajowe również przewiduje procedurę postępowania. Standardowy okres przechowywania nieodebranych przesyłek wynosi 30 dni. Po tym terminie właściciel (najczęściej sprzedawca) traci prawo do dochodzenia roszczeń wobec towaru i może potraktować go jako porzucony – co otwiera drogę do ponownego wykorzystania lub utylizacji. W przypadku towarów łatwo psujących się, jak żywność czy leki, okres ten jest krótszy.
Kluczowe jest jednak, aby sprzedawca przed upływem 30 dni udokumentował próby kontaktu z klientem. Powinien najpierw wysłać przypomnienie o odbiorze, jasno określając termin oraz ewentualne konsekwencje. Jeżeli klient nie odpowie, można wysłać kolejne powiadomienie, informując o możliwych opłatach za przechowywanie. Po upływie miesiąca sprzedawca może rozważyć przekazanie towaru innemu klientowi lub jego utylizację, ale powinien to udokumentować i odpowiednio poinformować pierwotnego nabywcę.
Kto ponosi koszty? Odpowiedzialność kupującego i sprzedającego
Odpowiedzialność za opłaty magazynowe jest często przedmiotem sporów. Generalnie przyjmuje się, że koszty przechowywania nieodebranego towaru ponosi osoba uprawniona do rozporządzania przesyłką, czyli odbiorca. Przewoźnik może domagać się rekompensaty za wydatki poniesione na przechowywanie od osoby odpowiedzialnej. Opłaty mogą wynikać z cennika przewoźnika lub z zawartej umowy przechowania. Jeżeli jednak umowa przewiduje inne rozwiązanie (np. darmowy magazyn do określonej liczby dni), strony powinny przestrzegać ustalonych zapisów.
Z punktu widzenia sprzedawcy ważne jest, aby warunki dotyczące przechowywania i ewentualnych opłat były zapisane w umowie lub regulaminie. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień i skutecznie egzekwować należności. Warto również przewidzieć sytuacje wyjątkowe, np. zwrot towaru z powodu wady, kiedy odpowiedzialność za koszt magazynowania przechodzi na sprzedawcę.
Jak unikać strat związanych z nieodebranym towarem?
Najlepszym sposobem na uniknięcie kosztów jest zapobieganie. W wielu firmach procedura przygotowania i wydania towaru kończy się na wysłaniu informacji „zamówienie gotowe do odbioru”. Tymczasem w dynamicznym otoczeniu logistyki konieczne jest podejście proaktywne. Oto kilka praktycznych kroków, które pomogą ograniczyć ryzyko powstania nieodebranych zapasów:
- Precyzyjne prognozowanie i planowanie produkcji. Dzięki narzędziom WMS i systemom prognozującym popyt można lepiej dostosować wielkość zamówień do realnych potrzeb. Analiza ABC i metody just‑in‑time zmniejszają zamrożony kapitał i redukują ryzyko nadwyżek.
- Jasne warunki umowne. Wprowadzenie do umów klauzul o terminie odbioru oraz stawkach magazynowych chroni przed sporami. Warto odwołać się do standardów branżowych (np. 0,5 % wartości dziennie) i zastrzec prawo do sprzedaży lub utylizacji po upływie określonego terminu.
- Systematyczna komunikacja. Sprzedawca powinien wysyłać przypomnienia o terminie odbioru (e‑mail, SMS, telefon) i informować o rosnących kosztach. Warto także ustalić osobę odpowiedzialną za kontakt z klientem, aby unikać nieporozumień.
- Depozyt lub przedpłata. Pobranie zadatku lub opłaty rezerwacyjnej motywuje klienta do odbioru towaru i rekompensuje ewentualne koszty składowania. W przypadku zamówień na indywidualne projekty (np. produkcja mebli) depozyt zabezpiecza producenta przed stratą.
- Usprawnienie obsługi zwrotów. W e‑commerce warto wdrożyć automatyczne procesy obsługi zwrotów, które skracają czas ponownego wprowadzenia produktu do obrotu. Szybkie ponowne wystawienie towaru minimalizuje okres magazynowania.
- Wybór odpowiedniego partnera logistycznego. Outsourcing do profesjonalnych operatorów 3PL pozwala kontrolować koszty dzięki transparentnym cennikom oraz dostępowi do nowoczesnych systemów zarządzania magazynem. Operator może także obsługiwać przypomnienia i zwroty w imieniu sprzedawcy.
Kluczem do sukcesu jest konsekwencja. Należy stale monitorować stan magazynu, reagować na opóźnienia i na bieżąco korygować procesy. Dzięki temu niespodziewane wydatki nie obniżą rentowności, a magazyn będzie służył rozwojowi biznesu, a nie generował strat.
Optymalizacja zapasów i przestrzeni magazynowej
Unikanie nieodebranych towarów wymaga również strategicznej optymalizacji zapasów. Jednym z najlepszych sposobów na obniżenie kosztów jest zwiększenie gęstości składowania – stosowanie regałów wysokiego składowania, wąskich korytarzy czy antresoli pozwala maksymalnie wykorzystać kubaturę magazynu, zmniejszając koszt w przeliczeniu na jednostkę. W firmach produkcyjnych warto wdrożyć cross‑docking, aby towary trafiały bezpośrednio z transportu na produkcję lub do odbiorcy, minimalizując czas składowania.
Równie ważne jest efektywne zarządzanie zapasami. Zastosowanie analizy ABC/XYZ i systemów prognostycznych pozwala utrzymać optymalny poziom zapasów oraz szybciej identyfikować zalegające pozycje. Firmy e‑commerce z powodzeniem korzystają z automatycznych przypomnień, paneli klienta informujących o statusie zamówienia i możliwości ustalenia dogodnego terminu odbioru. Dzięki temu odsetek nieodebranych przesyłek znacząco spada.
Optymalizacja przestrzeni magazynowej powinna iść w parze z inwestycją w technologię. Systemy WMS, skanery kodów kreskowych i automatyczne regały podnoszą dokładność ewidencji oraz przyspieszają kompletację. Integracja z systemem CRM pozwala zobaczyć historię kontaktów z klientem, zaplanować powiadomienia i uniknąć pomyłek w dostawach. Dzięki temu magazyn działa jak dobrze naoliwiony mechanizm, w którym każdy element jest pod kontrolą.
Podsumowanie
Nieodebrane towary to nie tylko problem operacyjny – to realne straty finansowe. Utrzymywanie zapasów wiąże się z kosztami powierzchni, pracowników, kapitału i ryzyka. Opóźnienia w odbiorze mogą skutkować wysokimi karami umownymi, sięgającymi nawet 0,5 – 1,5 % wartości towaru dziennie. Przepisy krajowe i międzynarodowe (m.in. Konwencja CMR) dają przewoźnikowi prawo obciążenia towaru kosztami, a w skrajnych przypadkach jego sprzedaży. Z drugiej strony odpowiednie planowanie, komunikacja i zapisy umowne mogą zapobiec gromadzeniu się nieodebranych towarów i ochronić firmę przed stratami.
Aby uniknąć kosztów magazynowania nieodebranego towaru, warto: dokładnie prognozować popyt, zawierać jednoznaczne umowy, stosować depozyty, regularnie przypominać klientom o odbiorze, wykorzystywać profesjonalnych operatorów i inwestować w systemy zarządzania magazynem. Dzięki temu magazyn stanie się miejscem rotacji towarów, a nie składowiskiem przeterminowanych zamówień. Świadomość, że każdy dzień zwłoki generuje koszty, mobilizuje do działania zarówno sprzedawców, jak i odbiorców. Zadbajmy więc o to, by palety nie zarastały kurzem, a magazyn był motorem rozwoju – nie źródłem niepotrzebnych strat.
tm, zdjęcie z Pexels (autor: Pixabay)