Jest godzina 18:00. Klient właśnie złożył zamówienie w Twoim sklepie. Co dzieje się dalej? Dla kupującego to moment oczekiwania na paczkę. Dla Ciebie – początek złożonego procesu logistycznego, który musi przebiec bezbłędnie.
Fulfillment to znacznie więcej niż wysyłka paczki. To precyzyjnie zsynchronizowany łańcuch operacji, gdzie każdy element wpływa na kolejny. Błąd na którymkolwiek etapie oznacza niezadowolonego klienta, dodatkowe koszty i utratę reputacji. Przeprowadzimy Cię przez cały proces – od momentu kliknięcia „Zamawiam” do dostarczenia przesyłki pod drzwi.
Krok 1: Zamówienie wpływa do systemu
W momencie finalizacji zakupu przez klienta uruchamia się automatyczny przepływ danych. Zamówienie z platformy e-commerce trafia bezpośrednio do systemu zarządzania magazynem (WMS – Warehouse Management System). Nie ma tu miejsca na ręczne przepisywanie – integracja między sklepem a magazynem działa w czasie rzeczywistym.
System WMS natychmiast weryfikuje kilka kluczowych elementów. Sprawdza dostępność produktów na stanie, poprawność danych adresowych klienta oraz status płatności. Jeśli wszystko się zgadza, generuje zlecenie realizacji z dokładną lokalizacją produktów w magazynie. Pracownik otrzymuje informację, gdzie dokładnie znajduje się zamówiony towar – na której alejce, na którym regale, na której półce.
Automatyczna integracja eliminuje opóźnienia i błędy ludzkie. Zamówienie złożone o 18:00 może być gotowe do kompletacji w ciągu kilku minut. Nowoczesne centra fulfillmentowe obsługują integracje z popularnymi platformami jak Shopify, PrestaShop, Magento czy WooCommerce, a także z marketplace’ami – Amazon, Allegro czy Zalando. Dzięki temu sprzedawca prowadzący sprzedaż wielokanałową ma wszystkie zamówienia w jednym miejscu.
Krok 2: Kompletacja i pakowanie
Kompletacja, czyli picking, to moment, gdy zamówienie nabiera fizycznej formy. Pracownik magazynu otrzymuje listę produktów do zebrania wraz z ich dokładnymi lokalizacjami. W dużych centrach fulfillmentowych trasy kompletacji są optymalizowane algorytmicznie – system wyznacza najkrótszą ścieżkę między regałami, minimalizując czas i liczbę kroków.
Każdy pobrany produkt jest skanowany kodem kreskowym. To podwójna weryfikacja – system potwierdza, że pracownik wziął właściwy towar we właściwej ilości. Skanowanie eliminuje pomyłki typu „podobne opakowanie” czy „ten sam produkt, inny rozmiar”. W branżach takich jak fashion czy beauty, gdzie warianty produktów liczone są w dziesiątkach, ta precyzja jest krytyczna.
Po zebraniu wszystkich pozycji następuje pakowanie. Produkty są zabezpieczane odpowiednimi materiałami – folią bąbelkową, papierem, wypełniaczami. Dobór opakowania zależy od charakteru towaru. Kosmetyki wymagają innego zabezpieczenia niż odzież, a suplementy diety jeszcze innego. Niektóre centra oferują usługi dodatkowe: prasowanie odzieży przed wysyłką, kontrolę jakości, etykietowanie czy drobne naprawy. To tzw. Value Added Services, które podnoszą postrzeganą wartość przesyłki przez klienta.
Krok 3: Wysyłka i śledzenie
Zapakowana przesyłka otrzymuje etykietę przewozową z numerem śledzenia. System automatycznie wybiera przewoźnika zgodnie z ustalonymi regułami – może to być najtańsza opcja, najszybsza, lub preferowana przez klienta metoda dostawy. Współpraca z wieloma kurierami (DPD, InPost, DHL, GLS i innymi) daje elastyczność i możliwość optymalizacji kosztów.
Klient otrzymuje powiadomienie z numerem przesyłki i może śledzić jej status w czasie rzeczywistym. To standard, którego kupujący oczekują – brak informacji o statusie zamówienia generuje zapytania do obsługi klienta i frustrację. Automatyczne powiadomienia SMS lub e-mail na każdym etapie (wysłano, w drodze, dostarczono) znacząco redukują liczbę kontaktów z działem wsparcia.
Czas dostawy zależy od lokalizacji magazynu i odbiorcy. Strategicznie położone centra fulfillmentowe umożliwiają dostawę następnego dnia do kluczowych rynków. Magazyn w zachodniej Polsce może obsługiwać zarówno rynek polski, jak i niemiecki z czasem dostawy 1 dnia. Kurierzy odbierają przesyłki nawet w późnych godzinach wieczornych, co pozwala realizować zamówienia złożone po południu jeszcze tego samego dnia.
Krok 4: Obsługa zwrotów
Zwroty to nieodłączna część e-commerce, szczególnie w branży fashion, gdzie wskaźnik zwrotów sięga 30-40%. Profesjonalny fulfillment musi obsługiwać ten proces równie sprawnie jak wysyłkę. Klient odsyła paczkę na adres centrum fulfillmentowego, gdzie przesyłka jest przyjmowana i rejestrowana w systemie.
Następuje weryfikacja zwróconego towaru. Pracownik sprawdza stan produktu, kompletność (metki, opakowanie), zgodność z deklaracją zwrotu. Na tej podstawie towar trafia z powrotem na stan magazynowy jako gotowy do ponownej sprzedaży, do sekcji produktów wymagających odświeżenia (np. prasowania, przepakowania), lub jest oznaczany jako niezdatny do sprzedaży.
Szybka obsługa zwrotów ma bezpośredni wpływ na przepływ gotówkowy sklepu. Im szybciej produkt wróci na stan, tym szybciej może zostać ponownie sprzedany. Sprawny proces zwrotów buduje też zaufanie klientów – łatwa procedura zwrotu to jeden z głównych czynników decyzyjnych przy zakupach online. Centra fulfillmentowe specjalizujące się w fashion czy beauty mają wypracowane procedury kontroli jakości zwracanych produktów, co minimalizuje straty.
Jak Omnipack realizuje ten proces
Teoria to jedno, praktyka to drugie. Omnipack (https://omnipack.com/pl/fulfillment), działający na rynku od 2016 roku, zrealizował ponad 10 milionów przesyłek do ponad 40 krajów. Kluczowy wskaźnik to 99,96% Perfect Order Ratio – czyli poziom bezbłędności w realizacji zamówień. Na każde 10 000 paczek zaledwie 4 zawierają jakikolwiek błąd.
Dwa centra logistyczne – w Nadarzynie pod Warszawą i w Gorzowie Wielkopolskim (130 km od Berlina) – zapewniają łącznie 30 000 m² powierzchni magazynowej. Lokalizacja zachodniego magazynu umożliwia 1-day delivery zarówno do Polski, jak i do Niemiec. Magazyny klasy A z certyfikacją BREEAM pracują od 6:00 do 22:00, a w okresach szczytowych również w weekendy.
Merchant Portal daje sprzedawcom dostęp 24/7 do wszystkich operacji logistycznych w czasie rzeczywistym. Stany magazynowe, statusy zamówień, statystyki wysyłek – wszystko w jednym miejscu. Integracje z platformami e-commerce (Shopify, PrestaShop, WooCommerce, Shoper, IdoSell) oraz marketplace’ami (Amazon, Allegro, Zalando) działają automatycznie. Onboarding nowego klienta może zostać zrealizowany nawet w 2-4 tygodnie, a koszty logistyki są średnio o 30% niższe niż przy prowadzeniu własnego magazynu.
Podsumowanie
Dobry fulfillment to niewidoczny fulfillment. Klient składa zamówienie, dostaje paczkę na czas, w idealnym stanie. Nie zastanawia się, ile operacji musiało przebiec bezbłędnie, żeby to się wydarzyło. Ty jako sprzedawca widzisz wszystko w systemie – od momentu zamówienia, przez kompletację, wysyłkę, aż po ewentualny zwrot.
Każdy z opisanych kroków można realizować samodzielnie lub zlecić zewnętrznemu operatorowi. Decyzja zależy od skali działalności, dostępnych zasobów i planów rozwoju. Jedno jest pewne – w e-commerce logistyka przestała być zapleczem. To element przewagi konkurencyjnej, który bezpośrednio wpływa na doświadczenie klienta i wyniki finansowe sklepu.
materiały partnera(wp)