Wiele małych firm i początkujących przedsiębiorców szuka sposobów na usprawnienie gospodarki magazynowej przy minimalnych kosztach. Nic w tym dziwnego – oprogramowanie magazynowe potrafi znacznie ułatwić kontrolowanie stanów, wystawianie dokumentów czy integrację ze sprzedażą. Czy istnieje jednak darmowy program magazynowy, który spełni te zadania? Okazuje się, że tak – na rynku dostępne są zarówno w pełni darmowe systemy, jak i wersje bezpłatne popularnych programów (często z pewnymi ograniczeniami).
Poniżej przedstawiamy najlepsze darmowe rozwiązania magazynowe dostępne w Polsce, ich funkcje oraz ograniczenia.
Na co zwrócić uwagę szukając darmowego programu?
Zanim przejdziemy do listy konkretnych propozycji, warto podkreślić, że całkowicie darmowe systemy magazynowe zwykle oferują podstawową funkcjonalność i bywają limitowane (np. co do liczby dokumentów lub produktów). Z drugiej strony są programy komercyjne z darmowym planem lub okresem próbnym – te często pozwalają przetestować pełne możliwości przez pewien czas lub przy małej skali działalności. Wybierając rozwiązanie dla siebie, należy wziąć pod uwagę:
- Skalę operacji – do małego magazynu czy e-sklepu z kilkudziesięcioma produktami wystarczy prosty program, natomiast większe hurtownie raczej nie obejdą się bez płatnego, bardziej rozbudowanego systemu.
- Ewentualne limity – np. maksymalna liczba dokumentów magazynowych miesięcznie, liczba użytkowników lub produktów w bazie. Trzeba ocenić, czy darmowa wersja pokryje nasze potrzeby, czy szybko osiągniemy limit.
- Wsparcie i aktualizacje – darmowe narzędzia często mają ograniczone wsparcie techniczne. Społeczność użytkowników lub forum bywa głównym źródłem pomocy. Upewnijmy się też, czy program jest aktualizowany (ważne ze względu na np. zmiany przepisów VAT/JPK w Polsce).
- Integracje i dodatkowe funkcje – czy program potrafi wystawiać faktury, czy zintegrować się z naszym sklepem internetowym, czy generuje wymagane raporty (np. JPK_MAG)? Darmowe wersje mogą nie mieć wszystkich integracji, ale niektórym firmom to nie przeszkadza.
Przejdźmy teraz do konkretnych rozwiązań.
Najlepsze darmowe programy magazynowe – TOP 5
Poniżej prezentujemy pięć popularnych darmowych programów magazynowych lub narzędzi z bezpłatnymi planami, z których można skorzystać w polskich realiach. Każde z nich ma nieco inny charakter – od prostych aplikacji online, po bardziej rozbudowane systemy do zainstalowania na komputerze.
1. iFirma – prosty magazyn w ramach darmowego pakietu dla firm
iFirma to znana polska platforma do księgowości i fakturowania online, która oferuje również moduł magazynowy. Co istotne, iFirma udostępnia bezpłatną wersję swojego oprogramowania dla małych firm, zawierającą podstawowe funkcje magazynowe. Użytkownik może w niej m.in. prowadzić bazę towarów i kontrahentów, wystawiać dokumenty przyjęcia i wydania (PZ, WZ), kontrolować stany magazynowe oraz sporządzać prostą inwentaryzację.
Bezpłatny plan iFirmy jest ograniczony – np. dedykowany dla firm wystawiających do 3 faktur miesięcznie – jednak do podstawowej ewidencji magazynowej na początek wystarcza. Największe zalety iFirmy to bardzo intuicyjny interfejs (stworzony z myślą o osobach bez doświadczenia) oraz fakt, że moduł magazynu jest zintegrowany z innymi funkcjami (fakturowaniem, CRM, księgowością online) w jednym miejscu. Dzięki temu drobny przedsiębiorca może zarządzać większością spraw firmy na jednej platformie. iFirma działa w chmurze – dostęp jest przez przeglądarkę z dowolnego miejsca, a dane są bezpiecznie przechowywane na serwerach.
2. LoMag (wersja FREE) – darmowa edycja popularnego programu Windows
LoMag to polski program magazynowy działający w środowisku Windows, ceniony za bogatą funkcjonalność i prostotę interfejsu. Producent oferuje jego darmową wersję, która ma jednak pewne ograniczenia. LoMag FREE pozwala obsłużyć do 30 różnych towarów lub maksymalnie 50 dokumentów magazynowych. Po przekroczeniu tych limitów wymagana jest migracja do pełnej, płatnej wersji. Mimo to, darmowy LoMag jest świetnym sposobem na zapoznanie się z programem i sprawdzenie, czy spełnia nasze oczekiwania.
Funkcje LoMag (nawet w wersji darmowej) są dość rozbudowane: tworzenie wszystkich typów dokumentów (przyjęcia PZ, wydania WZ, przesunięcia MM, rozchody wewnętrzne RW, itp.), prowadzenie kartotek towarów z różnymi jednostkami miar, obsługa wielu magazynów, generowanie zestawień i raportów. Program wspiera też pracę z czytnikami kodów kreskowych, drukowanie etykiet oraz import/export danych z plików Excel. Dla użytkowników zaawansowanych dostępne są dodatkowe moduły (np. produkcja, wypożyczalnia), ale to już w pełnej wersji.
Dużą zaletą LoMag jest to, że działa offline (instalowany lokalnie) – dzięki temu mamy pełną kontrolę nad danymi, a program jest szybki i nie wymaga stałego łącza internetowego. Z drugiej strony brak chmury oznacza konieczność samodzielnego dbania o kopie zapasowe bazy danych. LoMag FREE to idealne rozwiązanie dla bardzo małych firm handlowych lub produkcyjnych, które chcą za darmo uporządkować gospodarkę magazynową, a jednocześnie myślą o ewentualnym rozszerzeniu funkcjonalności w przyszłości (po opłaceniu licencji program można skalować praktycznie bez ograniczeń).
3. Asystent Magazyn Chmura WMS (Free) – darmowy WMS online z limitem dokumentów
Asystent Chmura Magazyn WMS to system magazynowy dostępny przez przeglądarkę (aplikacja webowa), oferowany przez firmę Meteoryt. Jego darmowa opcja pozwala wystawiać do 10 dokumentów magazynowych miesięcznie, co stanowi raczej rozwiązanie testowe lub dla bardzo małej skali działalności. Pełna wersja jest płatna w modelu abonamentowym (w różnych planach PRO, Biznes, MAX – w zależności od liczby użytkowników i dodatkowych funkcji).
Mimo ograniczeń ilościowych, warto zwrócić uwagę na bogate możliwości Asystenta. Program działa całkowicie w chmurze – nie wymaga instalacji, można z niego korzystać z dowolnego urządzenia z internetem. Obsługuje standardowe dokumenty (PZ, WZ, RW, MM, itp.) i automatycznie aktualizuje stany magazynowe po ich wystawieniu. Umożliwia drukowanie dokumentów (PDF) i generowanie raportów, prowadzenie spisu z natury i inwentaryzacji. Wspiera również skanowanie kodów kreskowych przy operacjach magazynowych, co przyspiesza pracę.
Dodatkowo, w Asystencie można zarządzać zamówieniami i rezerwacjami towaru – moduł zamówień pozwala np. utworzyć zamówienie do dostawcy, a po jego realizacji jednym kliknięciem przekształcić w dokument przyjęcia do magazynu.
Zalety darmowej wersji Asystenta: nie wymaga inwestycji w sprzęt czy serwer, bo działa online; interfejs jest intuicyjny i podobny do nowoczesnych aplikacji webowych; dane można łatwo eksportować i mieć do nich dostęp zdalny. Wady: bardzo niski limit (10 dokumentów miesięcznie to np. 5 PZ i 5 WZ – mało dla działającej firmy), brak zaawansowanych funkcji w darmowym planie. Niemniej, jeżeli ktoś chce wypróbować system WMS w chmurze bez ponoszenia kosztów – to rozwiązanie jest godne uwagi. Można też skorzystać z darmowego 30-dniowego pełnego testu wyższych pakietów, aby ocenić całość funkcjonalności.
4. Oprogramowanie open-source (Odoo, ERPNext) – darmowe, ale dla zaawansowanych
W kontekście darmowych rozwiązań magazynowych warto wspomnieć o otwartym oprogramowaniu (open-source), takim jak Odoo czy ERPNext. Są to kompleksowe systemy ERP posiadające moduły magazynowe, które można użytkować bez opłat licencyjnych. Ich zaletą jest brak sztucznych ograniczeń – możemy dodawać dowolną liczbę produktów, dokumentów, użytkowników itp. Moduł Inventory w Odoo czy Stock w ERPNext oferuje większość funkcji typowego WMS: ewidencję stanów, dokumenty przyjęć i wydań, lokalizacje magazynowe, a nawet zaawansowane opcje jak śledzenie partii i numerów seryjnych, czy integracje z sprzedażą online.
Należy jednak podkreślić, że rozwiązania open-source są przeznaczone raczej dla firm dysponujących zapleczem IT lub gotowych skorzystać z usług wdrożeniowych. Samodzielna instalacja i konfiguracja np. Odoo wymaga technicznej wiedzy (serwer, baza danych, itp.). Ponadto, choć oprogramowanie jest darmowe, to wdrożenie i utrzymanie generuje koszty (czas pracy specjalistów, ewentualne płatne moduły dodatkowe, hosting). Dlatego mały sklep internetowy raczej nie skorzysta bezpośrednio z ERPNext, chyba że ma w zespole osobę techniczną.
Z drugiej strony, istnieją firmy oferujące hostowane wersje open-source (np. Odoo Online ma darmowy plan dla 1 aplikacji, a ERPNext bywa oferowany w modelu SaaS). To może być opcja, jeśli zależy nam na większej elastyczności niż w typowych darmowych programach magazynowych. W polskich warunkach jednak narzędzia open-source są wciąż mało popularne w segmencie mikro i małych firm – częściej wybierane są proste, gotowe rozwiązania chmurowe lub programy takie jak wymienione wyżej iFirma czy Fakturownia.
5. Wersje darmowe popularnych systemów komercyjnych
Na koniec warto wspomnieć, że wiele czołowych polskich systemów magazynowych i ERP oferuje darmowe okresy testowe lub promocje dla nowych użytkowników. Przykładowo:
- Platforma wFirma (system księgowo-magazynowy online) często udostępnia promocję pierwszy rok za darmo dla nowych klientów na moduł magazynowy. Pozwala to średniej wielkości sklepowi internetowemu wypróbować pełnię możliwości (wFirma integruje magazyn z fakturami, JPK, obsługą e-commerce) bez opłat przez 12 miesięcy.
- Programy inserta jak Subiekt 123 miewają darmowe plany dla bardzo ograniczonej działalności (np. do 10 dokumentów miesięcznie) – skierowane do mikroprzedsiębiorców stawiających pierwsze kroki w cyfryzacji magazynu.
- Niektóre firmy, jak Comarch czy Enova, udostępniają demo swoich systemów ERP/Magazynowych (np. Comarch ERP Optima ma wersję edukacyjną/demonstracyjną, Enova365 oferuje test online). Choć nie jest to rozwiązanie na produkcję, to pozwala zaznajomić się z interfejsem i możliwościami, co może pomóc w podjęciu decyzji o zakupie.
Warto śledzić strony dostawców – darmowy program magazynowy bywa często elementem promocji marketingowej, ograniczonej w czasie.
Czy darmowy program wystarczy?
Darmowe rozwiązania magazynowe mogą być świetnym punktem wyjścia dla małej firmy, startupu czy nawet studenta ćwiczącego zarządzanie magazynem. Pozwalają uporządkować podstawowe operacje – kontrolować stany, uniknąć błędów przy wydawaniu towaru, wystawiać dokumenty zgodne z przepisami. Jednak wraz z rozwojem biznesu ich ograniczenia szybko stają się odczuwalne. Mały limit dokumentów lub brak funkcji integracji z e-sklepem może hamować dalszy wzrost.
Dlatego docelowo warto rozważyć inwestycję w pełnoprawny system WMS lub moduł magazynowy szerszego oprogramowania ERP. Dobra wiadomość jest taka, że konkurencja na rynku jest duża i ceny takich systemów są coraz bardziej przystępne – wiele z nich działa w chmurze za kilkadziesiąt złotych miesięcznie, co dla działającej firmy jest kosztem do udźwignięcia.
Podsumowując: darmowy program magazynowy to rozwiązanie “na start” – pomoże wejść w cyfrowe zarządzanie magazynem, nauczyć się podstaw i ocenić własne potrzeby.
Spośród dostępnych opcji iFirma wyróżnia się jako świetny wybór dla drobnego biznesu (pełna podstawowa funkcjonalność za 0 zł), z kolei LoMag Free będzie dobry dla kogoś, kto woli program offline i potrzebuje nieco bardziej zaawansowanych operacji (byle zmieścić się w limicie 30 towarów). Dla fanów nowych technologii zawsze jest też opcja open-source, choć wymaga więcej zachodu. W każdym razie – warto korzystać z dostępnych darmowych narzędzi, by usprawnić swoją logistykę magazynową bez nadwyrężania budżetu, a gdy biznes się rozwinie – płynnie przejść na bardziej rozbudowane rozwiązanie.
tm, Zdjęcie dodane przez Kampus Production z Pexels